Projekte bestehen zu einem großen Teil ihrer Laufzeit aus dem Erstellen von Dokumenten für Planungen, Entwicklung, Installation, Test und Übergabe. Sie dienen als Nachweis geleisteter Arbeit und einige der Dokumente werden dem Kunden übergeben. Sie sind ebenfalls „Produkte“ genau wie die Projektobjekte. Dokumente beschreiben den Projektfortschritt und die erreichte Richtigkeit der Planung.
Eine Vielzahl von Dateien und Unterlagen in Papierform fällt an. Der Dokumentenmanager bewältigt den Verwaltungsaufwand für enorm wachsende Datenbestände und Unterlagen.
Dokumentenmanagement bietet:
- Eine Verwaltungsfunktion für enorm wachsende Datenbestände
- Leichtes wieder auffinden von Dokumenten
- Geringe Speicherplatzkapazität und dadurch geringere Kosten
- Schaffung von Klarheit über die Gültigkeit von Dokumentenausgabeständen
- Festlegungen über den Ablauf von Änderungen innerhalb von Dokumenten
- Sicherstellung von „ausreichenden“ Qualitätsaufzeichnungen entsprechend spezifischer Anforderungen z.B. Zulassungen
- Bereitstellung von Unterlagen für einen großen Benutzerkreis
- Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Vorlage der Dokumente beim Kunden, besonders im frühen Stadium des Projektes, lösen oftmals Teilzahlungen aus. Geforderte Unterlagen stehen während und nach Abschluss des Projektes sowie innerhalb der gesetzlichen Archivierungsfrist geordnet zur Verfügung.
„Du musst den Brunnen graben, bevor du Durst hast“ Chinesisches Sprichwort
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Ich freue mich auf Sie und Ihre Projekte
Ihre Annette Berger