Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 5 – Dokumente suchen!

Dokumente suchen gehört ganz oft in den Projektalltag. Die Dokumentenmanager unter Euch können ein Lied davon singen. Dann kommt es darauf an, wie gut die Unterlagen geordnet sind, welche Metainformationen den Dokumenten mitgegeben wurden oder welche Technik zum Suchen vorhanden ist. Ansonsten: „Fröhliches Suchen!“

Suche der „anderen Art“

Wie viele Stunden habe ich als Dokumentenmanager im Projektoffice damit verbracht Dokumente zu suchen?! An einen der Suchaufträge „der anderen Art“ erinnere ich mich noch sehr gut.

Mein Projektleiter steht vor mir und sagt: „Such mir doch mal alle Dokumente raus, die wir zum Thema Isophonenberechnung haben.“ Ach du liebes Bisschen! Was bitte sind Isophonen und wozu muss man die berechnen?
Meine Frage: „Hast Du weitere Informationen für mich? Um was geht’s denn dabei? In welchen Kontext gehört das? Wer könnte sich mit wem darüber ausgetauscht haben? In welcher Projektphase war das relevant?“
Mein Projektleiter: „Kann ich Dir alles nicht beantworten. Das muss lange vor unserer Zeit ein Thema gewesen sein. Versuch mal, so viele Informationen wie möglich und Dokumente dazu zu finden.“

Na gut, dann hilft das Internet immer weiter. Erst mal rausfinden was Isophone überhaupt sind. Isophone haben etwas mit Schall und mit Lautstärke zu tun. Isophonenberechnung kommt in Schallgutachten vor. Damit hatte ich einen Rahmen gefunden, in dem ich in meine Dokumenten suchen konnte. Lärmschutz, Schallgutachten, Gutachter, Besprechungen, Protokolle, Vorplanung des Projektes und ähnliche Begriffe nutzte ich, um diese Unterlagen zu suchen. Dazu hatte ich ein Tool, das in den Inhalten der Dokumente suchte und nach einigen unterschiedlichen Suchaufträgen tatsächlich Dokumente dazu fand. 🙂

Dokumentenmanagement – Dokumente suchen und schnell finden

Jetzt hat nicht jeder so riesige Dokumentenmengen, wie ich sie in meinen Projekten fast immer hatte. Aber auch kleine Projekte, ein kleines Unternehmen und wir als Privatperson haben auf unserem Rechner Dokumente, die wir erhalten, bearbeiten, versenden, ablegen, später wieder suchen und hoffentlich ohne großen Zeitaufwand finden.

Ich möchte Euch ein paar klitzekleine Tipps an die Hand geben, um Ordnung in Euren Dokumenten zu schaffen.

Ablageort von Dokumenten

Wo sollen die Dokumente abgelegt werden? Geht es darum alle Dokumente zentral auf einem Server abzulegen oder hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit seine Dokumente separat auf dem eigenen Rechner abzulegen? Oder ist beides möglich? Gibt es Unterlagen die jeder für sich separat ablegt und solche, die von allen Mitarbeitern benutzt werden?

Hier gilt es eine entsprechende Festlegung zu treffen und dafür zu sorgen, dass sich alle Beteiligten an diese Festlegung halten.

Ablagestruktur für Dokumente

Welche Struktur für die Ablage meiner Unterlagen ist sinnvoll? Was sind Ordnungsprinzipien, an denen ich mich orientieren kann? Das könnten sein:

• Das Jahr, der Monat in den die Unterlagen gehören
• Die Art, des Dokuments z.B. Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen
• Woher kommt das Dokument, an wen wurde es gesendet oder wer hat es erstellt?
• Oder alle Kriterien, die in irgendeiner Form eine Orientierung bieten

Prinzipiell sollten alle Dateien nur in Ordnern ablegt werden. Kein „wildes sammeln und ablegen“ von Dokumenten auf dem Desktop.

Hier gibt es drei Beispiele, wie die Ordnerstruktur aussehen kann.

Es gibt kein richtig oder falsch. Sinnvoll ist:

• was Zeit und Aufwand beim Ablegen und Wiederfinden der Dokumente spart
• einer womöglich schon vorhanden Struktur entspricht, z.B. der Ablauf des Verkaufsprozesses oder der „alten“ Papierablage
• endlich Schluss macht mit langem Dokumente suchen

Auch hier gilt konsequent ablegen, keine Extras zulassen und dafür sorgen, dass sich alle daran halten.

Da fällt mir ein, wir hatten mal eine „Serverpolizei“. Die hat sehr kritisch auf die Einhaltung der Ablageregeln geschaut. Danach hat sie „freche Mails“ geschickt, mit der dringenden Aufforderung die Ordnung einzuhalten. Ja, ja, die „Serverpolizei“, das waren noch Zeiten 🙂 Grins

Sprechender Name der Dokumente

Wenn bei mir aus dem Scanner eine Datei als pdf einläuft, dann hat sie einen „kryptischen“ Dateinamen. Nämlich den, den der Scanner automatisch dieser Datei mitgibt z.B. 4356129.pdf. Darin verbirgt sich aber gerade ein Angebot, das ich geschrieben habe. Im lege die Datei im Angebotsordner ab. Da gehört sich schließlich hin.

Zwei Wochen später will ich mit meinem Kunden telefonieren und suche dazu das passende Angebot. Ich schaue in den Angebotsordner und finde einige Dateien. Aber welche ist die Richtige? In welcher dieser Dateien steckt mein Angebot? Wenn ich Glück habe, kann ich mich noch an das Datum erinnern, an dem ich das Angebot abgegeben habe. Das müsste auch dem Datum der Datei entsprechen. Wenn ich es nicht mehr weiß, dann bleibt mir nichts anderes übrig und ich muss alle Dateien der Reihe nach öffnen. Bis ich mein passendes Angebot gefunden habe. Da geht schon wieder jede Menge Zeit fürs Suchen drauf.

Hier helfen sprechende Dateinamen. Auch hier gilt, was für Orientierung sorgt ist richtig.
Zum Beispiel könnte der Dateiname lauten:

•  20160715_Angebot_Schulze.pdf
•  JJJJMMTT_Inhalt_Kunde.pdf

Damit wird dann schnell sichtbar, dass es das Angebot an Frau Schulze ist. Ich sehe, dass es das Angebot aus diesem Monat ist und nicht das „Alte“ von Anfang des Jahres.

Je „sprechender“ der Dateiname ist, umso eher kann ich auf den ersten Blick erkennen, was darin ist.

Dokumente sichern

Um die Chance wesentlich zu erhöhen, dass Ihr die Dokumente auch nach Jahren wiederfindet, müssen die Dokumente gesichert werden. In einem regelmäßigen Abstand sollten die Dokumente auf einer externen Festplatte oder in einer Daten-Cloud gesichert werden. Beim „regelmäßigen Abstand“ zwischen zwei Datensicherungen müsst Ihr überlegen, wie groß wäre der Aufwand, den Ihr benötigt, um die verlorenen Daten wieder herzustellen? Wie teuer könnte das werden? Wie viel Zeit müsst Ihr dafür aufbringen? Im Zweifelsfall lieber einmal öfter, als zu selten sichern.

Ich hoffe, meine Ideen und Anregungen helfen Euch viel Zeit sparen beim Dokumente suchen und finden und Ihr könnt die gewonnene Zeit mit einem Cocktail unter dem Sonnenschirm genießen.
Eure Annette Berger

In dieser Reihe bereits erschienen:
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 1 – Projektmanagement
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 2 – Termine planen oder Flöhe hüten
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 3 – Wir haben keine Risiken in unseren Projekten!
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 4 – Endlich mal Urlaub!